Mengenal Microsoft Acces

Materi 1

1. Mengenal Microsoft Acces

2. Mengenal Elemen Dasar Jendela Kerja

3. Menggunakan Mouse

4. Mengenal Struktur Database

5. Menjalankan Microsoft Acces

6. Membuat File Database Baru

1. Pengertian Microsoft Acces

Microsoft Acces adalah :

· sebuah program aplikasi untuk mengolah database (Basis data) model relasional karena terdiri dari lajur/baris dan kolom.

· Merupakan aplikasi program yang sangat mudah dan fleksibel dalam pembuatan dan perancangan system manajemen database.

Fungsi Microsoft Acces adalah :

· Untuk membuat aplikasi program persediaan barang.

· Untuk membuat aplikasi program gaji karyawan / pegawai.

· Untuk membuat aplikasi program kehadiran.

· Untuk membuat aplikasi program penjualan dan pembelian.

· Untuk membuat aplikasi program administrasi pendidikan.

· dan lain-lain

2. Mengenal Elemen Dasar Jendela Kerja

Elemen dasar jendela kerja Access yang perlu Anda ketahui diantaranya adalah :

· Baris Judul (Title Bar), berisi nama program aplikasi dan nama file yang sedang aktif, baris judul aktif, baris judul ini dapat juga digunakan untuk memindahkan jendela ke posisi lain yang Anda inginkan.

· Baris Menu (Menu Bar), berisi perintah berupa menu, seperti menu File, Edit, View, Insert, Tools, Windows, dan Help.

· Baris Toolbar (Toolbars), berisi tombol-tombol yang digunakan untuk menjalankan suatu perintah dengan cepat dan mudah, terutama untuk perintah-perintah yang sering Anda gunakan.

· Tombol Ukuran (Sizing Button), untuk mengatur ukuran jenis jendela kerja Access. Tombol Minimize (Minimize Button), untuk memperkecil jendela hingga membentuk icon aktif pada Taskbar. Tombol Maximize (Maximize Button), untuk memperbesar ukuran jendela hingga menjadi satu layar penuh. Tombol Restore (Restore Button), untuk mengembalikan jendela ke ukuran semula atau ukuran sebelumnya. Tombol Close (Close Button), untuk menutup jendela dan mengakhiri program aplikasi.

3. Menggunakan Mouse

Untuk bekerja dengan Access Anda harus menggunakan kombinasi keyboard dan mouse. Jika Anda baru mengenal penggunaan mouse, ada beberapa istilah yang sering digunakan dalam penggunaan mouse.

Istilah	Keterangan
Pilih (Point)	Memindakan penunjuk mouse (mouse pointer) pada posisi atau bagian tertentu yang Anda inginkan.
Klik (Click)	Menekan tombol mouse satu kali.
Klik Dua Kali (Double Click)	Menekan tombol mouse dua kali berurutan secara cepat dengan tanpa menggeser mouse.
Geser (Drag)	Tekan tombol mouse (jangan dilepas) dan gerakkan mouse ke posisi yang Anda inginkan.

4. Mengenal Struktur Database

Dalam pembuatan bentuk tabel pada Microsoft Acces sama seperti dalam pembuatan tabel pada Microsft Excel, yaitu terdiri dari lajur kolom dan lajur baris.

Contoh Struktur database adalah sebagai berikut :

RECORD NO	NIK	NAMA	Jabatan
1	S1235	Marsha	Direktur
2	K1236	Cici Teliti	Sekretaris
3	F1237	Nikitakasimura	Bendahara

Gambar 1.1. Struktur Database

FIELD adalah struktur data yang merupakan bagian dari kolom.

RECORD adalah struktur data yang merupakan bagian dari baris

Setiap nama field mempunyai Type data, Lebar field dan Jenis field.

Bagian dari Field dan Record digabung menjadi kesatuan yang disebut DATA (Data adalah sekumpulan kejadian yang diambil dari suatu kenyataan) dan disimpan menjadi FILE.

5. Menjalankan Microsoft Acces

Langkah untuk menjalankan dan membuka Microsoft Acces adalah sebagai berikut :

a. Nyalakan komputer, tunggu beberaa saat sampai muncul tampilan dekstop.

b. Klik tombol Star> AllPrograms> Microsoft Office> Microsoft Acces2003

6. Membuat File Database baru (Blank Database)

Membuat file database baru yaitu menciptakan file database yang berakhiran MDB (Master Data base).

Langkah untuk membuat file database baru adalah sebagai berikut :

a. Klik Menu File>New sehinggan muncul tampilan sebagai berikut :

Gambar 1.2. Kotak Dialog New File

b. Klik pada pilihan Blank database

c. Pada kotak isian Save ini : My Document untuk menentukan tempat file yang akan disimpan.

d. Pada kotak isian File name ketik : Latihan 1

Gambar 1.3. Kotak Dialog Membuat Database baru

e. Klik tombol Create, lalu klik New pilih Design View dan klik OK, maka muncul tampilan sebagai berikut :

Gambar 1.4. Kotak Dialog Database

Keterangan

Menu

Keterangan

Tabel Forms Queries Reports Macros Pages Modules

Kumpulan struktur data untuk menentukan nama field-field dan rancangan pada suatu tabel Untuk membuat rancangan dalam tampilam form sebagai bahan untuk inputan data. Untuk membuat tabel relasi atau penggabungan dari beberapa tabel Untuk menampilan bentuk laporan dari hasil Hasil yang sesuai dengan data yang diproses. Untuk mengkoordinasikan dari menu Tabel, Form, Report, Query menjadi tombol dan menu secara otomatis. Untuk merancang tampilan data Access pada halaman Web melalui sistem jaringan (server) Digunakan untuk membuat rancangan modul pengolahan database yang dibuat dengan menggunakan kode pada Visual basic for Aplications.

Soal Latihan Materi 1

1. Buatlah tabel database dengan nama : LATIHAN 1 dengan struktur sebagai berikut :

Field Name	Data Type	Description	Field Size/ Format
KodeBuku JudulBUku Pengarang Penerbit TglPinjam TglKembali BiayaSewa	Text Text Text Text Date/Time Date/Time Number	Kode Buku Judul BUku Nama Pengarang Nama Penerbit Tanggal Pinjam Tanggal Kembali Biaya Sewa	6 20 15 20 Medium Date Medium Date Long Integer

Aturan untuk memasukkan data pada sebuh field

.

Primary Key

Berikan Primary Key untuk field Kode Buku (Menghindari terjadinya pemasukan data yang sama atau doble)

. Simpan latihan tersebut dengan nama : Sewa

Gambar 1.5. Kotak Dialog Design View

2. Ketiklah Data berikut ini melalui Datasheet View :

KodeBuku	JudulBuku	Pengarang	Penerbit	TglPinjam	Tglkembali	BiayaSewa
CDR005	CorelDraw	Ir. Asep k	Indah	16-May-03	20-May-03	1750
MSA003	Microsoft Acces	Drs. Suparman	Indah	08-May-03	10-Jun-03	1750
MSE002	Microsoft Excel	Nana Suarna	Dinastindo	23-Sep-03	25-Sep-03	1500
MSW001	Microsoft Word	Drs. Sukardi	Kisi Media	12-Apr-03	24-May-03	2000
PRP004	Front page	Nana Suarna	Dinastindo	20-Jun-03	25-Jun-03	2000
PWP002	Power Point	Nana Suarna	Kisi Media	14-Dec-03	16-Dec-03	1500
VSB002	Visual Basic	Andi Setiawan	Kisi Media	07-Mar-03	09-Oct-03	2500

Langkah Penyelesaian Soal Latihan 1 :

1. Klik menu Table, New Design View

2. Klik tombol OK, dilayar muncul tampilan sbb :

3. Ketikan struktur data pada kolom Field Name, sesuai dengan table SEWA tersebut

4. Berikan Primary Key pada field Kode Buku dengan cara klik field KodeBuku

5. Klik tool Primary Key (Kunci)

6. Maka pada field KodeBuku ditandai dengan symbol kunci

7. Untuk memasukkan data di atas, klik menu VIEW, Datasheet View, maka dilayar muncul tampilan sbb :

KodeBuku	JudulBuku	Pengarang	Penerbit	TglPinjam	Tglkembali	BiayaSewa
CDR005	CorelDraw	Ir. Asep k	Indah	16-May-03	20-May-03	1750
MSA003	Microsoft Acces	Drs. Suparman	Indah	08-May-03	10-Jun-03	1750
MSE002	Microsoft Excel	Nana Suarna	Dinastindo	23-Sep-03	25-Sep-03	1500
MSW001	Microsoft Word	Drs. Sukardi	Kisi Media	12-Apr-03	24-May-03	2000
PRP004	Front page	Nana Suarna	Dinastindo	20-Jun-03	25-Jun-03	2000
PWP002	Power Point	Nana Suarna	Kisi Media	14-Dec-03	16-Dec-03	1500
VSB002	Visual Basic	Andi Setiawan	Kisi Media	07-Mar-03	09-Oct-03	2500

8. Klik menu File, untuk menutup kotak tersebut

9. Klik pada pilihan Close, sehingga kembali ke jendela Database

Keterangan dari jendela database :

• Open : untuk membuka table atau menampilkan jendela Datasheet View
• Design : untuk melihat struktur dan memperbaiki struktur
• New : untuk membuat table yang baru

Mengolah dan Membuat Tabel

Materi 2

1. Membuat Table Baru
2. Menyisipkan Record Baru
3. Menghapus Sebuah Record
4. Menyisipkan Kolom Baru
5. Menghapus Sebuah Kolom
6. Mengubah Lebar Kolom
7. Mengubah Nama Field
8. Mengubah Jenis Hurup
9. Mengganti Bentuk tampilan Datasheet

1. Membuat Tabel Baru

Membuat tabel baru berarti merancang tabel dan membuat struktur data sesuai dengan data yang akan dioalahnya.

Langkah-langkah membuat tabel :

1. Klik Tool Tabel
2. Klik pada pilihan New
3. Klik pada pilihan Design View
4. Klik tombol OK, dilayar mumcul tampilan sebagai berikut :

Field Name	Data Type	Description
KodeMhs	Text	Kode Mahasiswa (6)
NamaMhs	Text	Nama Mahasiswa (25)
AlamatMhs	Text	Alamat Mahasiswa (30)
Tgl_Lahir	Date/Time	Tanggal Lahir (Medium date)
Tgl_Masuk	Date/Time	Tanggal Masuk (Medium date)
Tingkat	Text	Tingkat/ Jurusan (15)

Isi Struktur dengan lengkap lalu klik menu View

5. Klik pilihan Datasheet View
6. Masukkan data

Keterangan :

Field name	Untuk memasukkan nama-nama field yang akan dibuat
Data type	Untuk membedakan jenis atau type data yang akan diolah
Description	Penjelasan dari nama field
Berikut contoh jenis atau tipe data yang dikenal pada Microsoft Acces, sbb :
Text	Serangkaian hurup, angka, spasi dan tanda baca
Memo	Serangkaian kata yang sangat panjang berupa data campuran antara hurup, spasi dan tanda baca
Number	Data berupa angka untuk perhitungan matematis
Date/Time	Data yang berupa tanggal dan waktu
Currency	Data yang berupa nilai mata uang untuk perhitungan matematis
AutoNumber	Bilangan atau penomeran yang beraturan atau beruurutan secara otomatis
Yes/No	Data pemasukan hanya berupa penyangkalan antara Yes atau No
OLE Object	Data yang berupa object atau gambar
Hyperlink	Data yang dapat dihubungkan atau dikaitkan dengan alamat hyperlink pada lokasi penyimpanan
Lookup Wizard	Memasukkan data dengan memilih salah satu data pada daftar tabel
Description	Adalah kotak penjelasan dari nama-nama field tertentu
Field Size	Untuk memasukkan nilai variable atau panjang field yang dibutuhkan

Keterangan Property :

Field Size	Untuk menentukan lebar dari nama-nama field tersebut
Format	Untuk menentukan dan mengatur bentuk dari nama field tersebut, digunakan untuk format tanggal, format angka, format waktu, dll
Input Mask	Untuk menentukan penulisan data pada saat data dimasukkan, karakter atau label diwakili dengan hurup “L” dan angka atau numeric diwakili dengan angka “9”
Decimal Places	Untuk memasukkan data sesuai dengan format atau angka decimal yang diinginkan
Caption	Untuk penulisan judul atau title pada pembuatan Form, Report, dan sebagainya
Default Value	Untuk menentukan nilai atau harga awal dari sebuah bilangan secara otomatis dengan mengikuti format yang sudah ada
Validation Rule	Untuk menentukan nilai batasan dan aturan pemasukan data pada sebuah field
Validation Text	Untuk mengatur dan mengontrol pemasukan data pada sebuah field, sesuai dengan aturan yang telah ditentukan pada kotak isian Validation Rule
Required	Untuk menentukan batasan pemasukan data, Jawab “Yes” apakah data tersebut akan diisi atau “No” data akan dikosongkan
Allow Zero Length	Untuk menentukan pemasukan data pada sebuah field jika data tersebut valid atau tidak
Indexed	Untuk menentukan indek pada field tersebut

Fungsi String yang sering digunakan adalah :

Left : Mengambil N karakter dari kiri (Field Name)

Right : Mengambil N karakter dari kanan (Field Name)

Mid : Membaca N karakter dari tengah (Field,N,N)

Soal Latihan Materi 2

1. Buatlah tabel database dengan nama file Struktur Latihan-2, dan nama file tabel Data Mahasiswa dengan struktur sebagai berikut :

Field Name	Data Type	Description
Kobag	Text	Kode Pegawai (6)
Nama	Text	Nama Pegawai (30)
Tgl_masuk	Date/Time	Tanggal Pertama masuk Kerja (Medium date)
Golongan	Number	Golongan Pegawai (Integer)
Bagian	Text	Unit Kerja (12)
Gapok	Number	Gaji Pokok (Double)

Aturan untuk memasukkan data pada sebuah field :

Ô Berikan Primary Key untuk field Kobag (Untuk menghindari terjadinya pemasukkan data yang sama atau doble)

Ô Kobag hanya dapat dimasukkan yang huruf depannya diawali dengan “ADM” “KEU” dan “STR”, dan 3 karakter dibelakang hanya berupa angka.

Ô Berikan keterangan “Tidak boleh sembarangan memasukkan data” Jika nilai yang diinputkan diluar ketentuan diatas.

Ô Rekam latihan tersebut dengan nama : Gaji

2. Ketiklah data Karyawan berikut ini :

Kobag	Nama	Tgl_masuk	Golongan	Bagian	Gapok
ADM001	Muhammad Dida Suhendra	12-Jan-2000	2	Administrasi	1000000
KEU020	Marshani Otonomi	18-Apr-2001	4	Keuangan	1500000
STR015	Alfonto Setiawan	21-Jul-1999	2	Struktural	975000
KEU025	Cha-cha Yusharyahya	03-Feb-1999	1	Keuangan	850000
ADM017	Pegy Melati Harum Mewangi	28-Sep-2002	3	Administrasi	1250000
KEU027	Dimas Seto	02-Mar-2002	3	Keuangan	1350000
STR020	Srigalawati	10-Aug-2000	4	Struktural	1800000
KEU030	Centilwati	22-Jan-2000	2	Keuangan	1150000

Langkah Penyelesaian Soal Latihan-2

1. Klik menu Tabel, New, Design View dan ketik nama File Latih-(Kelas Masing-masing)

2. Klik tombol OK, dilayar muncul tampilan sebagai berikut

Field Name	Data Type	Description	Field Size
KOBAG	Text	Kode Bagian (6)	6
NAMA	Text	Nama Pegawai (30)	30
TGL_MASUK	Date	Tanggal Pertama Masuk Kerja	Medium Date
GOLONGAN	Number	Golongan (Number, Integer)	Integer
BAGIAN	Number	Unit Kerja (10)	12
GAPOK	Text	Gaji Pokok (Number, Double)	Double

3. Ketiklah nama-nama field tersebut ke dalam kota Field Name, Data Type, Description dan Kotak Field size/Format

Ketiklah ketentuan pada baris Field Kobag:

Ô Input Mask : LLL999

Ô Validation Rule : Left([Kobag],3)=”ADM” or Left([Kobag],3)=”KEU” or

Left([Kobag],3)=”STR”

Ô Validation Text : “Tidak boleh sembarangan memasukkan data”

Ô Berikan tanda Primary Key pada baris field Kobag

4. Klik menu View, lalu pilih Datasheetview dan ketik nama file tabel Gaji, dan di layar akan mucul tampilan tabel Datasheet berikut ini :

Kobag	Nama	Tgl_masuk	Golongan	Bagian	Gapok

5. Ketik data tabelnya satu persatu.

Kobag	Nama	Tgl_masuk	Golongan	Bagian	Gapok
ADM001	Muhammad Dida Suhendra	12-Jan-2000	2	Administrasi	1000000
KEU020	Marshani Otonomi	18-Apr-2001	4	Keuangan	1500000
STR015	Alfonto Setiawan	21-Jul-1999	2	Struktural	975000
KEU025	Cha-cha Yusharyahya	03-Feb-1999	1	Keuangan	850000
ADM017	Pegy Melati Harum Mewangi	28-Sep-2002	3	Administrasi	1250000
KEU027	Dimas Seto	02-Mar-2002	3	Keuangan	1350000
STR020	Srigalawati	10-Aug-2000	4	Struktural	1800000
KEU030	Centilwati	22-Jan-2000	2	Keuangan	1150000

Perintah untuk menggerakkan Insert Point (titik sisip) pada posisi datasheet view :

Tombol	Keterangan
Tab	Berfindah ke field selanjutnya
Shift + Tab	Berpindah ke field sebelumnya
End	Berpindah ke posisi field terakhir pada posisi record yang sama
Ctrl + End	Berpindah ke record pling akhir pada record terakhir
Home	Berpindah ke posisi field pertama pad record yang sama
Ctrl + Home	Berpindah ke posisi record pertama ke posisi field yang pertama
Anak panah ke bawah	Berpindah ke record selanjutnya pada posisi field yang sama
Anak panah ke atas	Berpindah ke record sebelumnya pada posisi field yang sama

2. Menyisipkan Record Baru

Menyisipkan record berarti menambah sebuah record di posisi paling bawah.

Langkah-langkah menyispkan record adalah sebagai berikut :

1. Pada jendela data base, klik Tabel lalu pilih salah satu table dan klik tombol Open

2. Klik menu Insert, New record, maka secara otomatis dibaris record paling bawah akan disisipkan record yang kosong

3. Ketiklah record yang akan ditambahkan.

3. Menghapus Sebuah Record

Menghapus record berarti menghilangkan sebuah record yang tidak diperlukan lagi.

Langkah-langkah Menghapus record adalah sebagai berikut :

1. Pada jendela data base, klik table lalu pilih salah satu table dan klik tombol Open

2. Sorotlah record yang akan dihapus

3. Klik menu Edit, Delete, di layar muncul tampilan sebagai berikut :

Gambar 2.1 Kotak Dialog Pilihan Menghapus Record

4. Klik tombol Yes, jika Anda yakin record tersebut akan dihapus.

4. Menyisipkan Kolom Baru

Menyisipkan kolom berarti menambahkan sebuah kolom di posisi yang diinginkan.

Langkah-langkah Menyisipkan sebuah kolom adalah sebagai berikut :

1. Pada jendela database, klik Tabel lalu pilih salah satu table, dan klik tombol Open

2. Sorotlah kolom yang akan Anda sisipkan

Gambar 2.2 Kotak Dialog Datasheet View Memblok Kolom

3. Klik menu Insert, Column di layar muncul tampilan sbb :

Gambar 2.3 Kotak Dialog Datasheet View Menyisipkan Kolom

5. Menghapus Sebuah Kolom

Menghapus kolom berarti menghilangkan sebuah kolom yang tidak dipakai.

Langkah-langkah menghapus kolom adalah sebagai berikut :

1. Pada jendela database, klik Tabel lalu pilih salah satu table, dan klik tombol Open

2. Sorotlah kolom yang akan Anda hapus

3. Klik menu Edit, Delete column

6. Mengubah Lebar Kolom

Mengubah lebar kolom berarti memperlebar dan memperkecil sebuah kolom yang dikehendaki.

Langkah-langkah Mengubah lebar kolom adalah sebagai berikut :

1. Pada jendela database, klik Tabel lalu pilih salah satu table, dan klik tombol Open

2. Tunjuk dan geser ke kanan untuk memperbesar kolom dan ke kiri untuk memperkecil kolom.

7. Mengubah Nama Field

Mengubah nama field berarti mengganti nama atau judul pada sebuah kolom

Langkah-langkah Mengubah lebar kolom adalah sebagai berikut :

1. Sorot kolom pada nama field yang kan diubah

2. Klik menu Format, Rename Column

3. Ketiklah atau rubahlah nama ield tersebut

4. Jika sudah diganti, klik mouse disembarang tempat.

8. Mengubah Jenis Huruf (Font)

Mengubah jenis huruf berarti mengganti semua atau sebagian hurup (font) dalam sebuah table.

Langkah-langkah mengubah jenis huruf adalah sebagai berikut :

1. Pada jendela database, klik Tabel lalu pilih salah satu table dan klik tombol Open, Format

2. Pilih menu Font

Gambar 2.4 Kotak Dialog Format Font

3. Tentukan pada pilihan : Font, Font style, Size, Effect dan Color yang Anda inginkan

4. Jika sudah dipilih klik, tombol OK.

Gambar 2.5 Kotak Dialog Hasil Perubahan Format Font

9. Mengganti Bentuk Tampilan Datasheet

Mengganti bentuk tampilan datasheet adalah merubah bentuk tampilan warna garis, color, latar belakang dan sebagainya.

Langkah-langkah mengganti bentuk tampilan datasheet adalah sebagai berikut :

1. Pada jendela databse, klik Tabel lalu pilih salah satu table dan klik tombol Open, Format Datasheet, dilayar muncul tampilan sebagai berikut …

Gambar 2.6 Kotak Dialog Datashet Formatting

2. Klik Flat pada bagian Cell Effect, tandai Horizontal dan Vertikal pada bagian Gridkines Shown, pilih Kuning pada bagian Background Color, pilih Merah pada bagian Gridlines Color.

3. Klik tombol OK, dilayar muncul tampilan sebagai berikut …

Gambar 2.7 Kotak Dialog Hasil Perintah Datashet Formatting